i am writing to apologize,【英語】By way of introduction... / I am writing to...(メールでの自己紹介と用件の伝達)|サザヱ|note

先日ご紹介した、メールでの便利な決まり文句"I hope this finds you well."につづき、今日も、英文メールフレーズをご紹介してみる。今日の決まり文句のひとつめは、"By way of introduction..."だ。(英語を日常的に使う方にはおなじみでしょうから、その場合はスルーしてください。)

これは、「自己紹介させていただきますと…」「初めてご連絡いたします」くらいの意味。

この表現を用いずに、いきなり、I am XXX, とか、My name is XXX,とか名乗り、自己紹介しても、全く問題はない。

ただ、この、"By way of introduction"を、自己紹介表現の冒頭に用いることで、読み手としては、そのフレーズが目に入った瞬間、「あ、この人は初めて私に連絡してくる人なんだな」と、瞬時に理解することができ、その前提で読み進めることができる。

逆に言えば、これがなければ、読み手に「この人、記憶にないけど、どこかで会ったことがあるだろうか?」と考えさせてしまい、無駄な時間を使わせてしまうかもしれない。そうならないように配慮するのである。

ということで、私は、初対面の人にメールを書くときは、初対面ですよ、今まで面識をいただいたことはありませんよ、ということを、瞬間的に読み手に分かってもらうために、必ずこのフレーズを用いるようにしている。

たとえば、私が初めて、他の部門の人にメールを書くときは、大抵次のような感じで書く。

I hope this finds you well.(お元気でお過ごしのことと存じます。)

By way of introduction, I am Sazawe from the Sales Department.(自己紹介しますと、私はセールス部門のサザヱと申します。)

I am writing to ask you a question.  I have a customer who has a question on a contract draft which was prepared by the Procurement Department.  Would you please let me know whom I should contact?(ご質問がありご連絡いたしました。私の顧客が、購買部門で作成された契約書ドラフトに質問があるそうです。どなたにご連絡すればよいか教えていただけますでしょうか。)

そして、今日のふたつめのフレーズは、上記の例の、自己紹介フレーズの直後に続く、"I am writing to..."という表現だ。こちらもよく使う。こちらは、用件を述べるときの表現で、「今日は、これこれの目的でご連絡しました」という意味。

こちらの"to"の後に動詞をもってきて、何のためにメールで連絡したのか、その用件の趣旨をまずは簡潔に述べよう。質問なのか、情報共有なのか、お誘いなのか。やはり、読み手に、どういう趣旨のメールなのか早めに理解してもらうことで、余計な手間をかけないようにする。そしてその後に、その用件の詳細を述べればよい。

たとえば次のような感じ。

I am writing to ask you a question.(ご質問があり、ご連絡いたしました。)I am writing to share an important information with you.(重要な情報を共有させていただきたく、ご連絡いたしました。)I am writing to invite you to our business seminar to be held on 30th November.(11月30日開催のビジネスセミナーにご招待させていただきたく、ご連絡いたしました。)

英語メールの作成に慣れない間は、一つひとつのメールを書くのに悩んで、ついつい時間がかかってしまうが、こういったお決まりのフレーズをいくつか覚えておけば、恐れるに足らず、だ。

ご参考になれば幸いです!

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