先日ご紹介した、メールでの便利な決まり文句"I hope this finds you well."につづき、今日も、英文メールフレーズをご紹介してみる。今日の決まり文句のひとつめは、"By way of introduction..."だ。（英語を日常的に使う方にはおなじみでしょうから、その場合はスルーしてください。）
これは、「自己紹介させていただきますと…」「初めてご連絡いたします」くらいの意味。
この表現を用いずに、いきなり、I am XXX, とか、My name is XXX,とか名乗り、自己紹介しても、全く問題はない。
ただ、この、"By way of introduction"を、自己紹介表現の冒頭に用いることで、読み手としては、そのフレーズが目に入った瞬間、「あ、この人は初めて私に連絡してくる人なんだな」と、瞬時に理解することができ、その前提で読み進めることができる。
逆に言えば、これがなければ、読み手に「この人、記憶にないけど、どこかで会ったことがあるだろうか？」と考えさせてしまい、無駄な時間を使わせてしまうかもしれない。そうならないように配慮するのである。
ということで、私は、初対面の人にメールを書くときは、初対面ですよ、今まで面識をいただいたことはありませんよ、ということを、瞬間的に読み手に分かってもらうために、必ずこのフレーズを用いるようにしている。
たとえば、私が初めて、他の部門の人にメールを書くときは、大抵次のような感じで書く。
I hope this finds you well.（お元気でお過ごしのことと存じます。）By way of introduction, I am Sazawe from the Sales Department.（自己紹介しますと、私はセールス部門のサザヱと申します。）
I am writing to ask you a question. I have a customer who has a question on a contract draft which was prepared by the Procurement Department. Would you please let me know whom I should contact?（ご質問がありご連絡いたしました。私の顧客が、購買部門で作成された契約書ドラフトに質問があるそうです。どなたにご連絡すればよいか教えていただけますでしょうか。）
そして、今日のふたつめのフレーズは、上記の例の、自己紹介フレーズの直後に続く、"I am writing to..."という表現だ。こちらもよく使う。こちらは、用件を述べるときの表現で、「今日は、これこれの目的でご連絡しました」という意味。
こちらの"to"の後に動詞をもってきて、何のためにメールで連絡したのか、その用件の趣旨をまずは簡潔に述べよう。質問なのか、情報共有なのか、お誘いなのか。やはり、読み手に、どういう趣旨のメールなのか早めに理解してもらうことで、余計な手間をかけないようにする。そしてその後に、その用件の詳細を述べればよい。
たとえば次のような感じ。
I am writing to ask you a question.（ご質問があり、ご連絡いたしました。）I am writing to share an important information with you.（重要な情報を共有させていただきたく、ご連絡いたしました。）I am writing to invite you to our business seminar to be held on 30th November.（11月30日開催のビジネスセミナーにご招待させていただきたく、ご連絡いたしました。）英語メールの作成に慣れない間は、一つひとつのメールを書くのに悩んで、ついつい時間がかかってしまうが、こういったお決まりのフレーズをいくつか覚えておけば、恐れるに足らず、だ。
ご参考になれば幸いです！
※『国際会議で生き残るための日本人の英語』（noteの同名記事その１〜その10をまとめたもの）を、Kindle出版しました。kindle unlimited対象です。よろしければぜひご覧になってください！
国際会議で生き残るための日本人の英語amzn.to489円(2022年08月15日 10:20時点詳しくはこちら)Amazon.co.jpで購入する